แบบฝึกหัด

1. การกำหนดขอบเขต KM (KM Focus Areas)

        1.  ขอบเขต KM (KM Focus Areas) เป็นหัวเรื่องกว้างๆ ของความรู้ที่ จำเป็นและสอดคล้องกับประเด็นยุทธศาสตร์ตามแผนบริหารราชการแผ่นดินซึ่งต้องการจะนำมาใช้กำหนดเป้าหมายKM (Desired State) 

        2.  ในการกำหนดขอบเขต KM ควรกำหนดกรอบตามองค์ความรู้ที่จำเป็นต่อ กระบวนงาน (Work Process) ในข้อเสนอการเปลี่ยนแปลง (Blueprint for Change) ที่ได้นำเสนอสำนักงาน กพร. ไว้ในปี 2548 ก่อนเป็นลำดับแรก หรือ อาจกำหนดขอบเขต KM ตามองค์ความรู้ที่จำเป็นต้องมีในองค์กร เพื่อปฏิบัติงานให้บรรลุตามประเด็นยุทธศาสตร์อื่นๆ ขององค์กร

        3. สามารถใช้แนวทางการกำหนดขอบเขตและเป้าหมาย KM  เพื่อจะช่วยรวบรวมขอบเขต  KM  และนำไปกำหนดเป้าหมาย KM และแผนการจัดการความรู้ ดัง

              - แนวทางที่เป็นความรู้ที่จำเป็นสนับสนุน  พันธกิจ/ วิสัยทัศน์/  ประเด็นยุทธศาสตร์ ในระดับของหน่วยงานตนเอง

              - หรือแนวทางที่เป็นความรู้ที่สำคัญต่อองค์กร

              - หรือแนวทางที่เป็น ปัญหาที่ประสบอยู่ และสามารถนำ KM มาช่วยได้
              - หรือเป็นแนวทางอื่นใดก็ได้ ที่ทางหน่วยงานเห็นว่าเหมาะสม  

   

2.  KM  มีใครบ้าง  ทำหน้าที่อะไร

     1.ผู้จัดทำโครงการ  ทำหน้าที่ด้านธุรการดูแลการดำเนินการตามแผนจัดการงบประมาณ

    2.ผู้จัดการความรู้ทำหน้าที่ดูแลเอกสารบันทึกความรู้ของทีมประสานงานกับCOPด้านKMและประสานกับแกนนำKM

     3.ผู้นำการสื่อสาร  ทำหน้าที่จัดการและดำเนินการส่งมอบยุทศาสตร์และแผนการสื่อสาร

    4.ผู้ปฏิบัติงานเป็นผู้ออกไปสนับสนุนกิจกรรมKM ของหน่วยงานต่างๆในเบื้องต้นคนเหล่านี้รับผิดชอบกิจกรรมพิสูจน์หลักการและสนับสนุนโครงการนำร่อง

3.  กระบวนการจัดการความรู้ 7 ขั้นตอนมีอะไรบ้างแต่ละขั้นตอนคืออะไร

  กระบวนการที่ช่วยให้เกิดการพัฒนาการของความรู้ หรือการจัดการกับความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กรซึ่งมีดังนี้

        1. การบ่งชี้ความรู้ เป็นการพิจารณาว่าจะทำอย่างไรให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย โดยจะคัดเลือกว่าจะใช้เครื่องมืออะไร และขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร โดยอาจจะพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร

        2.การสร้างและแสวงหาความรู้ ซึ่งสามารถทำได้หลายทาง เช่น การสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว

        3.การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบเพื่อการเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องในอนาคต

       4.การประมวลและกลั่นกรองความรู้ เช่น การปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน และปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์และเหมาะสม

       5.การเข้าถึงความรู้ เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก โดยการใช้พวกระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ(IT) หรือการประชาสัมพันธ์บน Web board

       6.การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ทำได้หลายวิธีการซึ่งจะแบ่งได้สองกรณีได้แก่ Explicit Knowledge อาจจะจัดทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ และเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ หรือ Tacit Knowledge จัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว และเวทีการแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น

       7.การเรียนรู้ ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น การเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ไปใช้ให้เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ๆ และนำความรู้ที่ได้ไปหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

4.  กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง CMP คืออะไร

เป็นกรอบความคิดแบบหนึ่งเพื่อให้องค์กรที่ต้องการจัดการความรู้ภายในองค์กรได้มุ่งเน้นถึงปัจจัยแวดล้อมภายในองค์กร ที่จะมีผลกระทบต่อการจัดการความรู้  ประกอบด้วย  6 องค์ประกอบ  ดังนี้

1. การเตรียมการและปรับเปลี่ยนพฤติกรรม เช่น กิจกรรมการมีส่วนร่วมและสนับสนุนจากผู้บริหาร 

(ที่ทุกคนมองเห็น)โครงสร้างพื้นฐานขององค์กรทีม/หน่วยงานที่รับผิดชอบมีระบบการติดตามและประเมินผลกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จชัดเจน

–ปรับวัฒนธรรมขององค์กรให้เป็นไปในทิศทางและความเข้าใจเดียวกันเช่นกำหนดให้พนักงานมี ความใฝ่รู้  ช่วยกันสร้างวัฒนธรรมขององค์กร

– ผู้บริหารทำตัวเป็นกันเอง และเป็นแบบอย่างที่ดีให้กับพนักงาน

– สร้างบรรยากาศในการทำงาน

– ส่งเสริมกิจกรรมให้กับพนักงาน รวมถึงให้พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นและแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิดเห็น ทั้งประสบการณ์เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จ

2. การสื่อสาร เช่น กิจกรรมที่ทำให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่องค์กรจะทำประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับทุกคนแต่ละคนจะมีส่วนร่วมได้อย่างไรโดยจะสื่อสารให้พนักงานได้รับรู้ถึงประโยชน์และวิธีการดำเนินกิจกรรม KM  ผ่านสื่อต่างๆ เช่น  E-mail/Web Site, โปสเตอร์  บอร์ดประกาศ

3. กระบวนการและเครื่องมือ ช่วยให้การค้นหา  เข้าถึง ถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนความรู้สะดวกรวดเร็ว

ขึ้น โดยการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือ ขึ้นกับชนิดของความรู้ ลักษณะขององค์กร (ขนาด  สถานที่ตั้ง)ลักษณะการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร ทรัพยากร โดยวางขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมและสร้างเครื่องมือเพื่อเอื้ออำนวยต่อกิจกรรมต่างๆ

4. การเรียนรู้เพื่อสร้างความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญและหลักการของการจัดการความรู้ โดยการเรียนรู้ต้องพิจารณาถึง เนื้อหา  กลุ่มเป้าหมาย วิธีการ การประเมินผลและปรับปรุง

– จัดอบรมให้ความรู้เกี่ยวกับการจัดการความรู้ให้กับพนักงาน เพื่อให้เข้าใจวัฒนธรรมและงานขององค์กร  ตลอดจนมีกิจกรรมให้พนักงานได้เข้าร่วม

– แนะนำวิธีการติดตามข่าวสารและแหล่งความรู้ต่างๆ ที่มีอยู่ในองค์กร

 – สอนพนักงานให้ทราบถึงวิธีการใช้เครื่องมือ

– แนะนำวิธีการใช้เครื่องมือในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เช่น  Blog การใช้ Chat Room การเข้ามีส่วนร่วมในชุมชนนักปฏิบัติ

5. การวัดผล เพื่อให้ทราบว่าการดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ มีการนำผลของการวัดมาใช้ในการปรับปรุงแผนและการดำเนินการให้ดีขึ้น มีการนำผลการวัดมาใช้ในการสื่อสารกับบุคลากรในทุกระดับให้เห็นประโยชน์ของการจัดการความรู้  และการวัดผลต้องพิจารณาด้วยว่าจะวัดผลที่ขั้นตอนไหนได้แก่ วัดระบบ (System), วัดที่ผลลัพธ์ (Out put) หรือวัดที่ประโยชน์ที่จะได้รับ (Out come)

6. การยกย่องชมเชยและให้รางวัล  เป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ โดยข้อควรพิจารณาได้แก่ ค้นหาความต้องการของบุคลากร แรงจูงใจระยะสั้นและระยะยาว  บูรณาการกับระบบที่มีอยู่ ปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกิจกรรมที่ทำในแต่ละช่วงเวลา

5.  อะไรคือ  COP  สร้างได้อย่างไร  และมีประโยชน์อย่างไร

        ความหมายของ CoP (Community of Practice)

        CoP เป็นกลุ่มคนที่มารวมตัวกันอย่างไม่เป็นทางการ มีวัตถุประสงค์เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสร้างองค์ความรู้ใหม่ ๆ เพื่อช่วยให้การทำงานมีประสิทธิผลที่ดีขึ้นส่วนใหญ่การรวมตัวกันในลักษณะนี้มักจะมาจากคนที่อยู่ในกลุ่มงานเดียวกันหรือมีความสนใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งร่วมกันซึ่งความไว้วางใจและความเชื่อมั่นในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันจะเป็นสิ่งที่สำคัญ”

ประโยชน์ของ COP

ระยะสั้น        

·       เวทีของการแก้ปัญหา ระดมสมอง

·       ได้แนวคิดที่หลากหลายจากกลุ่ม

·       ได้ข้อมูลมากขึ้นในการตัดสินใจ

·       หาทางออก/คำตอบที่รวดเร็ว

·       ลดระยะเวลา และการลงทุน

·       เกิดความร่วมมือ และการประสานงานระหว่างหน่วยงาน

·       ช่องทางในการเข้าหาผู้เชียวชาญ

·       ความมั่นใจในการเข้าถึงและแก้ปัญหา

·       ความผูกพันในกรเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม

·       ความสนุกที่ได้อยู่กับเพื่อนร่วมงาน